Allgemeines
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen, wo diese Verarbeitet werden, was mit Ihren Daten passiert und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Wir möchten eine gesetzeskonforme, transparente und nachvollziehbare Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu jeder Zeit gewährleisten. Sollten Sie u.a. Verständnisfragen haben, werden wir Ihnen diese gern jederzeit beantworten.

Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Unchained Robotics GmbH
Pamplonastraße 44
33106 Paderborn, Deutschland
E-Mailadresse: mladen.milicevic@unchainedrobotics.de

Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 14274
Registergericht: Amtsgericht Paderborn

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher und eventueller weitergehender vertraglicher Maßnahmen in Form von Begründungen eines Beschäftigungsverhältnisses z.B. Mitarbeiter-, Anstellungs-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnisses.

Rechtliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO,
Die erteilte Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.
Insbesondere können dabei die folgenden Daten erhoben werden:
Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
LinkedIn-Profil
Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind (adzuna, arbeitnow, Careerjet, Indeed + Glassdoor, Joblift, jobrapido, Jobsora, Jooble, Linkedin, Monster, Neuvoo/Talent.com, Recruit.net)

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter:innen aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter:innen Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 90Tagen über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für 2 Jahre nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbung auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Durch Akzeptieren der Datenschutzerklärung willigen Sie in die etwaige weitergehende Speicherung Ihrer Daten und die Aufnahme in unseren „Talent Pool“ ein.

Dauer der Verarbeitung
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses. Des Weiteren gelten die rechtliche Aufbewahrungsfristen, wonach sich folgende Löschfristen ergeben:

Daten, für die eine Einwilligung eingeholt wurde: Sofort nach Widerruf der Einwilligung
Buchhaltungs- und Finanzdaten, sowie steuerlich relevante Unterlagen: 10 Jahre ab Ende des Vorgangs
Bewerberdaten: 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (soweit keine Einwilligung zu einer längeren Speicherung vorliegt)
Daten in Verbindung mit der betrieblichen Altersvorsorge (besondere Verjährung): 30 Jahre
Personaldaten (Personalakte): 3 Jahre ab dem 31. Dezember des Jahres an dem das Vertragsverhältnis beendet wurde
Lohnsteuerdaten: 6 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
Lohnnachweise: 5 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

Nichtübermittlung/Nichtzustimmung

Die Nichtübermittlung/Nichtzustimmung hat zur Folge, dass kein Bewerbungsprozess stattfinden kann, da wir Ihre Daten, so auch Ihre Kontaktdaten, nicht verarbeiten können und Sie somit auch nicht kontaktieren können. Auch die Prüfung der Unterlagen auf einen möglichen Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses kann nicht durchgeführt werden, da uns dies ohne vollständige Daten nicht möglich ist bzw. nur teilweise möglich ist. Durch Nichtübermittlung/Nichtzustimmung können Ihnen rechtliche Nachteile entstehen.

Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

Eine Weiterleitung kann ebenfalls an folgende weitere Empfänger erfolgen:

Gerichte, Gerichtsvollzieher, Rechtsanwälte, Inkassobüros, Gläubiger (im Rahmen von möglichen Zwangsvollstreckungsmaßnahmen)
Finanz-, Aufsichtsbehörden sowie sonstigen Behörden mit Mitteilungs- oder Meldepflichten
Auftragsverarbeiter (AV)
Sozialversicherungsträger, Steuerberater,
Erhebungsstellen für Statistiken.

Bei der Verarbeitung und Weitergabe an das Finanzamt und der Steuerberatung als Empfänger, gehen wir hier bei der Weiterleitung unseren rechtlichen Verpflichtungen nach. Die Finanzbehörden sowie Steuerberater unterliegen einer besonderen Geheimhaltungsverpflichtung, sodass die Verarbeitung Ihrer Daten in besonderem Maße geschützt ist (gem. § 203 StGB). Ihre Interessenabwägung ist hier mit Sorgfalt geprüft worden.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung ist weder über Personio, noch einem anderen Bewerbungsweg erfolgt und zukünftig auch nicht angedacht.

Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere:

Recht auf Information (Art. 13 & 14 DSGVO)
Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO)
Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO jederzeit und formlos das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Das Recht auf nicht ausschließlich automatisierte Entscheidungen (Art. 22 DSGVO)
Das Recht den Datenschutzbeauftragten zu konsultieren (Art. 38 DSGVO)
Das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an die folgende E-Mail-Adresse: datenschutz@unchainedrobotics.de.

Hinweis zum Widerruf

Soweit Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir die Verarbeitung, die ausschließlich durch Ihre Einwilligung stattgefunden hatte, zukünftig beenden. Die verarbeiteten Daten werden in diesem Zusammenhang auf Grundlage Ihres Widerrufs löschen. Eine rückwirkende Löschung der Verarbeitung vor dem Zeitpunkt des Widerrufs kann jedoch nicht erfolgen, da der Widerruf nur zukünftige Verarbeitungen betrifft.

Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

HR Generalist / Personalreferent (m/w/d) – HR Operations, Payroll & Recruiting

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